Geçmişin koruyucusu, geleceğin kurucusu olan arşivcilik konusunda çalışmalarına hassasiyetle devam eden Esenyurt Belediyesi, personellere yönelik “Arşivcilik Eğitimi” düzenledi. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığında görevli, Kurumlarla İlişkiler ve Belge Yönetimi Şube Müdürü Hakan Dedeoğlu, personellere ‘Arşiv Bilinci ve Arşiv Mevzuatı’, ‘Ayıklama ve İmha Komisyonları’, ‘Devir Teslim İşlemleri’, ‘SDP ve Dosyalama’, ‘EBYS’ gibi konularda bilgilendirici bir eğitim verdi. Esenyurt Belediyesi Meclis Salonu’nda gerçekleşen eğitim bir belgenin üretimi, arşivlenmesi ve imhasına kadar olan sürecin anlatılmasının ardından soru ve cevaplarla devam etti. Eğitimin ardından arşivi gezerek izlenimlerde bulunan Dedeoğlu, fiziki arşivleme ve son bir yıldır eksperlere kolaylık sağlayan E-Ekspertiz sisteminin geliştirilmesinden dolayı Esenyurt Belediyesi’ni tebrik etti.
“İncelemelerimizi Yaptık, Güzel Çalışmalar Var”
Personellere verdiği eğitimin yanı sıra Esenyurt Belediyesi’nin son üç yılda geliştirdiği arşiv çalışmalarını değerlendiren Hakan Dedeoğlu, “Esenyurt Belediyesi’ni, hafızasının güçlendirilmesi konusundaki çalışmalarından dolayı tebrik ediyoruz. Burada incelemelerimizi yaptık, güzel çalışmalar var. Bu çalışmaların daha da ileriye taşınması konusunda biz de bilgilerimizi ve tecrübelerimizi paylaşıyoruz” dedi.
“Esenyurt Gibi Büyük Bir Belediyenin Bu Alanda Adımlar Atması Önemli”
Esenyurt Belediyesi tarafından bir yıl önce hayata geçirilen E-Ekspertiz sistemi hakkında da konuşan Dedeoğlu, “Elektronik ortam tabii ki hızlı, şeffaf ve çalışanların verdiği hizmetten yararlananların nihai amaçta işlerini kolaylaştırmak için bir tasarım. Dolayısıyla biz de teknolojiyi olabildiğince faydalı bir şekilde kullanmaya çalışıyoruz ama bunu kullanırken kültürümüzün de vermiş olduğu yapıyla bağdaştırarak kurmak gerekiyor. İkisini birbirine sindirerek yaparsak bu iş daha kolay olmuş olacak. Esenyurt gibi büyük bir belediyenin bu alanda adımlar atması önemli. Amacımız, bu sistemi hep birlikte bir adım daha öne taşımak” şeklinde konuştu.
“Arşivi Dijitalleştirdik”
Esenyurt Belediyesi’nin arşiv çalışmaları konusunda bilgiler veren Arşiv Müdürlüğü Sorumlusu Olcay Aydoğdu, “Arşiv Müdürlüğü’müzü modernize etmek ve dijital çağa uyum sağlamak için geliştiriyoruz. Bu konuda önce fiziki düzenlemeleri yaptık. Vatandaşlarımızın en çok talep ettiği belgeler imarla ilgili belgeler olduğu için çalışmalara önce imar belgeleri ile başladık. Eksperlerimiz geldiği zamanlarda direkt fiziki dosyaları açıp inceliyorlardı, bu da evraklarının yıpranmasına ve ömrünün kısalmasına sebep oluyordu. Bunun önüne geçmek için Belediyemizin Bilgi İşlem Müdürlüğü ile ortak bir şekilde çalışarak öncelikle bütün evraklarımızı düzenleyip sonra bilgisayar ortamına atıp, dijitalleştirip internete açık hale getirdik. Artık eksperler müracaatlarını yapıp istedikleri bilgi ve belgelere Belediyemizin internet sitesinden ulaşabilmektedir. Onun haricinde vatandaşlarımız ve müteahhitlerimiz bizzat gelip bilgi istediği zaman bunları dijital ortamda CD olarak kendilerine vermenin altyapısını da oluşturduk ve bitirdik. Şimdilik E-Belediye üzerinden bilgi ve belgelere sadece eksperlerimiz ulaşabiliyor ama bir sonraki aşamada tüm vatandaşların ulaşabilmesini sağlayacak altyapıyı oluşturacağız” ifadelerini kullandı.
